Si alguna vez tuviste que detener un trabajo porque el material "que había en bodega" no apareció, o descubriste al cierre de un proyecto que se compró el doble de lo que se usó, ya conoces el costo de no llevar un buen control de inventarios. No aparece en una sola factura, pero se acumula en compras de emergencia, paros de cuadrilla, material que se pierde entre obras y márgenes que nunca terminan de cuadrar.
La buena noticia es que el control de inventarios no requiere empezar con un sistema costoso. Puedes arrancar con un formato bien diseñado en Excel y, cuando tu operación crezca, migrar a un software que conecte el inventario con tus proyectos y tus costos.
En esta guía práctica vas a encontrar qué es el control de inventarios, los métodos más utilizados, cómo hacer un control de inventario paso a paso, qué debe llevar un formato, cómo armarlo en Excel con fórmulas sencillas, ejemplos con números reales y en qué momento conviene dar el salto a un software para control de inventarios.
¿Qué es control de inventarios?
Si te preguntas qué es control de inventarios, la definición más práctica es esta: es el registro y la supervisión de todos los movimientos de materiales y bienes de una empresa (entradas, salidas, traspasos y ajustes) para saber en cualquier momento cuánto hay, dónde está, cuánto vale y cuándo hay que reponerlo.
El control de inventarios cumple tres funciones básicas:
- Control de cantidades. Saber cuántas unidades hay de cada material y en qué ubicación: bodega central, almacén de obra, taller o vehículo.
- Control de valor. Conocer cuánto dinero representa el inventario y cuánto cuesta el material que se consume en cada proyecto.
- Control de reposición. Decidir cuándo y cuánto comprar para no quedarte sin material ni acumular de más.
Es importante distinguirlo del concepto de sistema de control de inventarios. El control de inventarios es la actividad diaria de registrar y supervisar; el sistema es el conjunto de procesos, reglas y herramientas que la hace posible. Dicho de otra forma, el sistema es la estructura y el control es lo que haces con ella todos los días.
En México, además, el control de inventarios tiene una dimensión formal: el Reglamento del Código Fiscal de la Federación considera el control de inventarios y su método de valuación como parte de la contabilidad de las empresas.
Métodos de control de inventarios
Los métodos de control de inventarios se dividen en dos grandes grupos: los que sirven para controlar las cantidades y los que sirven para asignar valor.
Métodos para controlar cantidades
- Inventario periódico. Se hace un conteo físico cada cierto tiempo y el consumo se calcula por diferencia. Es simple, pero solo muestra los problemas cuando ya ocurrieron.
- Inventario perpetuo. Cada entrada y salida se registra en el momento en que ocurre, de modo que el saldo siempre está actualizado. Es el método recomendable cuando manejas varios proyectos al mismo tiempo.
- Clasificación ABC. Divide los materiales según su valor: los de clase A (pocos artículos de alto valor) reciben el control más estricto; los de clase B, un control intermedio; y los de clase C (muchos artículos de bajo valor), un control más sencillo.
- Mínimos y máximos. Cada artículo tiene una existencia mínima que dispara la compra y una máxima que evita comprar de más.
- Conteo cíclico. En lugar de contar todo una vez al año, se cuenta una parte del inventario cada semana, priorizando los artículos de clase A. La Association for Supply Chain Management (ASCM) lo describe como una práctica para mantener la exactitud de los registros sin detener la operación.
Métodos de valuación
La NIF C-4 Inventarios, emitida por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera, reconoce principalmente tres métodos para asignar costo a lo que sale del inventario:
- Costo identificado. Se asigna el costo exacto de cada artículo. Es útil para materiales únicos o de alto valor, como una pieza fabricada a la medida.
- Costo promedio. Cada vez que entra material, se recalcula el costo promedio de las existencias, y las salidas se valúan a ese promedio. Es el más práctico para materiales que se compran constantemente a precios variables.
- Primeras entradas, primeras salidas (PEPS). Se asume que lo primero que entró es lo primero que sale, por lo que las salidas se valúan al costo de las compras más antiguas.
Para efectos fiscales, la Ley del Impuesto sobre la Renta establece los métodos de valuación permitidos. Lo importante es elegir uno con tu contador y aplicarlo de manera consistente.
Cómo hacer un control de inventario paso a paso
Si te preguntas cómo hacer un control de inventario desde cero, este es un proceso práctico que funciona tanto en Excel como en un software.
- Haz un conteo físico inicial. Cuenta todo lo que tienes en cada ubicación. Esa será tu existencia de arranque y la base de todos los registros futuros.
- Crea un catálogo de materiales. Asigna a cada material un código único, una descripción estándar y una unidad de medida. Evita que el mismo material aparezca con tres nombres distintos.
- Define ubicaciones y responsables. Cada bodega, almacén de obra o vehículo debe tener una persona que responda por lo que contiene.
- Establece cómo se registran los movimientos. Toda entrada debe respaldarse con una factura o remisión, y toda salida con un vale que indique a qué proyecto y actividad va el material.
- Registra cada movimiento el mismo día. Un control de inventarios con registros atrasados deja de ser confiable muy rápido.
- Revisa y concilia. Haz conteos cíclicos, compara contra tus registros, investiga las diferencias y corrige la causa, no solo el número.
Formato de control de inventarios: qué columnas debe tener
Un buen formato de control de inventarios no necesita ser complicado, pero sí completo. Estas son las columnas mínimas que recomendamos para el registro de movimientos:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Fecha | Saber cuándo ocurrió el movimiento |
| Folio | Relacionarlo con la factura, remisión o vale |
| Código | Identificar el material sin ambigüedad |
| Descripción | Nombre estándar del material |
| Unidad | Pieza, bulto, metro, litro, kilo |
| Tipo de movimiento | Entrada, salida, traspaso, devolución o ajuste |
| Cantidad de entrada | Unidades que ingresan |
| Cantidad de salida | Unidades que salen |
| Costo unitario | Valor de cada unidad |
| Ubicación | Bodega, obra o vehículo |
| Proyecto | Obra o pedido al que se asigna el material |
| Responsable | Quién entregó o recibió |
Las columnas de proyecto y responsable son las que más se omiten y las que más valor aportan. Sin ellas, sabes cuánto material salió, pero no a dónde fue ni quién lo recibió.
Control de inventarios en Excel: cómo armarlo
El control de inventarios en Excel es un excelente punto de partida para empresas pequeñas o para quienes quieren ordenar su operación antes de invertir en un sistema. Una estructura sencilla y funcional usa tres hojas.
Hoja 1: Catálogo
Contiene la lista de materiales con código, descripción, unidad, clasificación ABC, existencia mínima y existencia máxima. Es la referencia para todo lo demás.
Hoja 2: Movimientos
Aquí se registra cada entrada y salida con las columnas del formato anterior. Conviene convertir el rango en tabla (Insertar > Tabla) y usar validación de datos (Datos > Validación de datos) para que el código, el tipo de movimiento y el proyecto se elijan de una lista y no se escriban a mano. Esto reduce muchísimo los errores de captura.
Hoja 3: Existencias
Calcula automáticamente el saldo de cada material. Si llamaste a tu tabla de movimientos "Movimientos", la existencia de un material se obtiene con una fórmula como esta:
=SUMAR.SI(Movimientos[Código],A2,Movimientos[Entrada])-SUMAR.SI(Movimientos[Código],A2,Movimientos[Salida])Y para generar una alerta cuando un material llegue a su mínimo:
=SI(C2<=D2,"Reordenar","OK")Donde C2 es la existencia calculada y D2 el mínimo definido en el catálogo. Con formato condicional puedes pintar de naranja o rojo los materiales que necesitan reposición.
Si además quieres saber cuánto material consumió cada proyecto, una tabla dinámica sobre la hoja de movimientos, filtrando por tipo "salida" y agrupando por proyecto, te dará el reporte en segundos.
Control de inventarios: ejemplos
Para aterrizar los conceptos, veamos algunos ejemplos de control de inventarios aplicados a una empresa que trabaja por proyecto.
Ejemplo 1: tarjeta de almacén (kardex) con costo promedio
Supongamos que controlas cemento gris en bultos de 50 kg y usas el método de costo promedio:
| Fecha | Movimiento | Entrada | Salida | Costo unit. | Saldo (bultos) | Saldo ($) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 oct | Existencia inicial | 100 | $220 | 100 | $22,000 | |
| 3 oct | Compra | 200 | $235 | 300 | $69,000 | |
| 5 oct | Salida a Obra A | 150 | $230 | 150 | $34,500 | |
| 8 oct | Compra | 100 | $240 | 250 | $58,500 | |
| 10 oct | Salida a Obra B | 120 | $234 | 130 | $30,420 |
Después de la compra del 3 de octubre, el costo promedio es de $69,000 ÷ 300 = $230 por bulto, y a ese valor se carga la salida a la Obra A. Tras la compra del 8 de octubre, el nuevo promedio es $58,500 ÷ 250 = $234, que es el costo con el que se carga la salida a la Obra B. Así, cada proyecto recibe el costo real del material que consumió.
Ejemplo 2: clasificación ABC
Una empresa de construcción revisa sus compras anuales y encuentra que el acero de refuerzo, el concreto premezclado y el cemento representan la mayor parte del valor de su inventario, aunque son pocos artículos. Esos quedan en clase A y se cuentan cada semana. La tubería, el block y el material eléctrico quedan en clase B, con conteo mensual. Clavos, alambre y consumibles quedan en clase C, controlados solo con mínimos y máximos.
Ejemplo 3: conteo cíclico con diferencias
En un conteo semanal, el registro indica 130 bultos de cemento y el conteo físico encuentra 118. La diferencia de 12 bultos no se corrige solo ajustando el número: se revisan los vales de salida y se descubre que una entrega a obra se hizo sin vale. La corrección real es reforzar la regla de que ningún material sale sin registro.
Las limitaciones del control de inventarios en Excel
Excel funciona bien mientras la operación es pequeña. Pero conforme crece la empresa, empiezan a aparecer sus límites:
- Una sola versión de la verdad es difícil de mantener. Cuando varias personas tienen copias del archivo, los datos dejan de coincidir.
- El registro desde campo es incómodo. Capturar en una hoja de cálculo desde el celular, en plena obra, rara vez funciona en la práctica.
- No hay trazabilidad. Es difícil saber quién modificó un dato y cuándo, y una fórmula borrada por error puede pasar semanas sin detectarse.
- El inventario queda aislado. Excel no conecta el material con el presupuesto, las órdenes de trabajo ni la facturación, así que el costo real de cada proyecto sigue armándose a mano.
Según el reporte Imagining Construction's Digital Future de McKinsey & Company (2016), la construcción es una de las industrias menos digitalizadas, y buena parte de esa brecha está en procesos operativos como el control de materiales, que todavía dependen de papel y hojas de cálculo.
Software de control de inventarios: qué debe tener
Cuando Excel se queda corto, el siguiente paso es un software de control de inventarios. Para elegir el mejor software para control de inventarios en una empresa que trabaja por proyecto, revisa que incluya lo siguiente:
- Múltiples ubicaciones. Existencias por bodega, obra, taller o vehículo, con traspasos entre ellas.
- Acceso móvil. Registro de entradas y salidas desde el celular, en el lugar donde ocurren.
- Asignación a proyectos. Cada salida debe cargarse a una obra o pedido para alimentar su costo real.
- Integración con presupuesto y compras. Comparar lo presupuestado, lo comprado y lo consumido en cada proyecto.
- Alertas de reposición. Avisos automáticos cuando un material llega a su mínimo.
- Historial completo. Quién pidió, autorizó, entregó y recibió cada material.
- Reportes útiles. Existencias, consumos por proyecto, diferencias de conteo y valor del inventario.
Prisma ERP: control de inventarios conectado con tus proyectos
DataGo's desarrolló Prisma ERP para empresas de roofing, obras y construcción, interiorismo, manufactura y pintura que necesitan controlar sus materiales sin perder de vista el costo de cada proyecto. En lugar de un inventario aislado, Prisma ERP conecta el material con todo lo demás:
- Control de materiales. Registra lo que se pide, lo que llega y lo que se consume en cada proyecto, desde cualquier dispositivo.
- Órdenes de trabajo. El material se asigna a la actividad donde se usa, para que el consumo alimente directamente el costo real.
- Cotizaciones y presupuestos. Compara el material presupuestado contra el consumido y detecta desviaciones a tiempo.
- Dashboard en tiempo real. Consulta avance, gasto y margen de cada proyecto sin esperar al cierre de mes.
- Cuadrillas con check-in GPS. Sabes qué equipo estuvo en cada sitio y cuándo, lo que facilita dar seguimiento a entregas y responsables.
- Facturación con integración a QuickBooks. El ciclo completo, desde el material hasta el cobro, en un solo lugar.
Conclusión: empieza simple, pero empieza hoy
Un buen control de inventarios no depende de la herramienta, sino de la disciplina: un catálogo ordenado, movimientos registrados el mismo día y conteos que se revisan con regularidad. Si hoy no tienes nada, un formato en Excel como el que describimos es un gran primer paso.
Pero cuando tu empresa maneja varios proyectos a la vez, el inventario necesita estar conectado con tus presupuestos, tus cuadrillas y tu facturación. Ahí es donde un software especializado deja de ser un gasto y se convierte en la herramienta que protege tu margen.
¿Quieres ver cómo controlar el inventario de tus proyectos con Prisma ERP?
Agenda una demostración con el equipo de DataGo's y te mostraremos cómo pasar del Excel a un control conectado con tus obras y tus costos.
Agenda tu demostraciónSin compromiso. Solo una conversación para entender tu operación y ver si Prisma ERP es la solución adecuada para tu empresa.
Referencias
- Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF). NIF C-4, Inventarios.
- Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Ley del Impuesto sobre la Renta.
- Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
- Association for Supply Chain Management (ASCM). ASCM Supply Chain Dictionary.
- McKinsey & Company (2016). Imagining Construction's Digital Future.